CONSEVACION

CONSERVACION DE DOCUMENTOS


FACTORES DE RIESGOS QUE ACELERAN EL DETERIORO DE LA DOCUMENTACION DE UN ARCHIVO:










a) Factores intrínseco:
Derivan de la propia naturaleza física del documento. Elementos como el papel o las tintas se deterioran con el paso del tiempo, proceso que se acelera en función de la calidad de los mismos. Dependiendo de los materiales empleados a la hora de su elaboración el papel presentará un nivel de acidez mayor o menor lo que alterará su esperanza de vida. Las tintas, a su vez, también pueden suponer un peligro para la correcta conservación de los documentos. Tipos de tintas como las ferrogálicas pueden llegar a perforar el papel debido a un proceso de sobre oxidación. En los últimos años el problema se ha visto acrecentado debido a la mala calidad de las tintas y papeles empleados (reciclados, de impresora...), al problema de los calcos, las fotocopias... que hacen difícil la perdurabilidad de los documentos
b) Factores Extrínsecos
Los Factores ExtrínsecosSe pueden dividir en dos grandes bloques: los factores biológicos y los factores físico-ambientales. Entre los primeros podemos encontrar insectos (termita, carcoma...), cucarachas, roedores y microorganismos (hongos y bacterias). Algunos de ellos devoran partes del soporte del documento y otros ocasionan manchas de pigmentación con lo que consiguen debilitar el documento y favorecer así su deterioro. En cuanto a los diferentes factores físico-ambientales los principales son la humedad, la temperatura, la luz solar, la contaminación atmosférica y las catástrofes como incendios o inundaciones. A estos factores de deterioro se suma el daño que ocasiona la manipulación directa, y a veces indebida, de la documentación. Como resultado los documentos se ven sometidos a posibles roturas, a la acumulación de grasas y a cambios bruscos de temperatura al ser fotocopiados.



MEDIDAS DE SEGURIDAD NECESARIAS


Aparatos de control climático: Los aparatos de control climático permiten mantener una temperatura y humedad relativa constantes. Estos factores climáticos son dos de las principales causas de deterioro de la documentación. Los cambios bruscos de temperatura y humedad someten al soporte a fuertes tensiones de contracción y dilatación por lo que debilitan el papel volviéndolo quebradizo. Este sistema, junto con las paredes de doble pantalla, permite al Archivo prevenir los posibles daños que un exceso de humedad en el ambiente podría ocasionar (aparición de hongos, mohos...).

Protección contra los Rayos Ultravioleta:
El archivo debe equiparse para proteger los documentos de los rayos ultravioleta. Con ello se evita la expocision directa de los documentos a la luz solar que podría poner el papel amarillo y decolorar la tinta y ponerlo quebradizo

Medidas contra incendio:
Un archivo debe contar con un sistema automático de detección de incendios y de puertas corta fuego, se debe tener extintores en todas las salas y un dispositivo automático de extinción.


Digitalización: Uno de los principales objetivos del proceso de digitalización de la documentación del Archivo es su conservación. Día a día los documentos se ven sometidos a muchas agresiones externas, entre ellas a la manipulación indebida de los mismos. Con el proceso de digitalización se pretende hacer más perdurable la documentación evitando su consulta directa.

Medidas de Seguridad:
Sistemas de alarmas antirrobo, con ello se pretende prevenir posibles incidentes que poco a poco vayan destruyendo el patrimonio documental de cualquier empresa.


Programas de Desinfección y de Desinsectación:
Se debe llevar a cabo programas semestrales o anuales de desinfección estas actividades llevadas a cabo son de vital importancia para combatir los factores biológicos causantes del deterioro documental







NORMATIVA PARA LAS INTALCIONES LOCATIVAS DE UN ARCHIVO

Edificios destinados para el archivo:
1) Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, robos vandalismo, él terrorismo.

2) Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada.
Ubicación
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
Aspectos estructurales
- Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con los de depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.



VALORES ESPECIFICOS RECOMENDADOS EN CUANTO A LA TEMPERATURA DE ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS
MATERIAL
HR OPTIMA
BANDA HR
TEMPERATURA
INDICADORES GENERALES
50% (salvo otros limites
40-65% HR (salvo otros limites)
20% (salvo otros limites prefijados)
PAPEL
45%
40-55 %
20°
PERGAMINO (vitela)

50-60 %
20°
CUERO/PIEL

45-60 %
18°
TEXTILES

30-50 %
18°
MADERA

45-60 %
19°
METAL(no ferrosos)
35% menos si es posible
15-55 %
20°



PAPEL FOTOGRAFICO
40%
30-50%
12°








NOTA IMPORTANTE

Hay documentos realmente importantes y papeles que no lo son tanto, pero que conviene guardar.
Si no tienes tiempo en el momento de organizar el archivo por que estas muy ocupada por que tienes otras cosas que hacer ordena los papeles en distintas carpetas, al menos guarda los documentos y recibos en una caja grande de cartón para que en un día que elijas para esta actividad los puedas archivar sin que se te vayan a extraviar.
Recuerda la importancia que tiene el conservar los documentos todos ellos por muy insignificantes que te parezcan representan un tesoro invaluable.


CONTROLES AMBIENTALES


a) Lugar seco clima medio alejado de la humedad y el calor. Humedad relativa de 50 a 60%.

B) Control de la luz solar para evitar dalos por decoloración y envejecimiento. Luz artificial de 50 Lux, 20 vatios, fluorescente fría equidistante a la secretaría.

C) Mediciones ambientales con Higrómetro.

d) Limpieza mecánica con aspiradora comenzando por los estantes superiores.




CONTROL TERMOHIGOMETRICO


A continuación alguno aparatos necesarios para medir la temperatura en los archivos

Termohigrógrafo


Higrómetro


Termohigrómetro




ACUERDO 49 DE 2000
(Mayo 5)
"Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la junta directiva";
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva del AGN, ahora, consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional";
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos,
ACUERDA
ARTÍCULO 1º-Edificios de archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTÍCULO 2º-Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
ARTICULO 3º-Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
- Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/mt lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm., o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.